Vous êtes chef d'entreprise ou en charge de la gestion de la flotte de véhicules de votre société. La carte grise d'une voiture de fonction, d'un utilitaire, d'un engin de chantier immatriculé, d'un deux-roues servant aux déplacements des collaborateurs...a été égarée. Il est donc nécessaire de demander une réédition de sa carte grise. Pour tout savoir sur cette démarche (procédure, déclaration, tarif), suivez le guide "perte de la carte grise d'un véhicule de société : obtenir un duplicata".
Quelle démarche devez-vous adopter en cas de perte de la carte grise d'un véhicule de société ? À travers cet article, découvrez pourquoi il s'avère capital de déclarer au plus tôt cette perte auprès des autorités. De même, laissez-vous guider à travers les étapes pour la demande du duplicata de carte grise.
Par ailleurs, avant de vous lancer dans la procédure, prenez connaissance des pièces à fournir et des interlocuteurs à privilégier.
Qu’est-ce qu’un véhicule de société ?
Également appelé véhicule de fonction, un véhicule de société appartient à une entreprise qui l’utilise pour les déplacements de son personnel. Le véhicule de fonction peut appartenir à l’entreprise ou bien être loué par celle-ci.
Il est confié par la société à un employé qui l’utilise pour ses déplacements professionnels mais aussi pendant ses congés. La société prend en charge les frais liés à l’essence, aux éventuelles réparations et à l’immatriculation du véhicule en question.
L’intérêt d’acquérir un véhicule de société pour une entreprise, c’est de pouvoir éviter de payer les indemnités kilométriques régulières dues aux employés utilisant leur véhicule personnel pour effectuer des déplacements de travail.
Depuis la mise en place du Plan Préfecture Nouvelle Génération (PPNG), il n’est plus possible d’immatriculer son véhicule à la préfecture. Tout se fait désormais exclusivement sur Internet. Visitez la rubrique "Demande de duplicata carte grise".
Il arrive fréquemment qu’une carte grise se perde et demeure introuvable. Le conducteur est alors tenu de déclarer au plus vite la perte puis de faire remplacer la carte grise égarée dans les plus brefs délais. Il est en effet interdit de circuler sur les routes avec son véhicule sans être en mesure de présenter sa carte grise en cas de contrôle routier. Si la perte d’une carte grise est facilement gérable en ligne par le propriétaire du véhicule, comment faire lorsqu’il s’agit d’un véhicule de société ?
Définition : qu'est-ce qu'un duplicata de carte grise ?
Le duplicata est la reproduction à l'identique de la carte grise, un document également nommé certificat d'immatriculation. Ce certificat est délivré, comme son nom l'indique, pour tous les véhicules de société immatriculés. Il doit pouvoir être présenté, lors d'un contrôle routier.
En son absence, une amende forfaitaire de 135 € est émise. Et, les forces de l'ordre ont la possibilité d'immobilier le véhicule. De plus, la vente de ce dernier est impossible. C'est pourquoi, il est indispensable d'obtenir rapidement un duplicata, en cas de perte de la carte grise d'un véhicule de société.
Le duplicata a la même valeur que le document original, le primata et est, d'ailleurs, également émis par l'imprimerie nationale avec des règles de sécurité strictes. Il permet de circuler sur le territoire national et en dehors. Néanmoins, quelques mentions sont différentes. Ainsi, au niveau des rubriques Z.1 à Z.4 figurent la mention "duplicata" et la date d'émission de ce duplicata.
La demande de duplicata peut également être l'occasion de basculer les véhicules avec un ancien système d'immatriculation du type 123-AB-Numéro du département vers le nouveau système d'immatriculation du type ZZ-123-ZZ. Ce changement de format du numéro d'immatriculation résulte du remplacement progressif du FNI (Fichier National des Immatriculations) par le SIV (Système d'Immatriculation des Véhicules), un remplacement entamé depuis le 15 octobre 2009.
Perte de la carte grise d'un véhicule de société : la personne habilitée à demander un duplicata
Concernant la personne habilitée à demander un duplicata en cas de perte de la carte grise, le principe est simple : seul le propriétaire ou son représentant légal, s'il s'agit d'une personne morale, est apte à effectuer cette démarche.
Un véhicule de société peut être au nom de l'entreprise. Dans ce cas, la personne désignée, comme dirigeant sur l'extrait KBIS, doit demander une nouvelle carte grise ou doit mandater un tiers, pour le faire. Il faut, cependant, noter que le KBIS ne peut être délivré qu'au société ayant une forme commerciale. Et, les entreprises individuelles commerciales se voient remettre un extrait K. Les artisans ont un document équivalent, l'extrait D1 à demander au répertoire des métiers. Et, les professions libérales (des avocats associés, par exemple) peuvent produire un avis de situation SIREN.
La société n'est pas toujours propriétaire de sa flotte. En effet, il arrive fréquemment que le véhicule de société fasse l'objet d'une Location Longue Durée (LLD). Dans ce cas, l'entreprise de location reste la seule propriétaire. En cas de perte de la carte grise, il convient donc de la prévenir. Et, c'est à elle de faire les démarches pour obtenir un duplicata ou de donner une procuration au locataire pour le faire.
Où demander un duplicata de carte grise pour un véhicule de société ?
Un duplicata de carte grise égarée peut être demandé, sans avoir à effectuer une déclaration préalable à la gendarmerie ou au commissariat de police. Une déclaration auprès des forces de l'ordre offre cependant la possibilité de se prémunir d'une éventuelle utilisation frauduleuse de la carte grise de l'entreprise.
En revanche, il est inutile de se déplacer dans une préfecture. En effet, depuis novembre 2017, les demandes de réédition de carte grise, aussi bien pour une société que pour un particulier, sont totalement dématérialisées.
La demande de carte grise se fait en ligne. A la fin de la procédure dématérialisée, sont communiqués un numéro de dossier permettant de suivre à tout moment son état d'avancement, un accusé d'enregistrement de la demande, et un Certificat Provisoire d'Immatriculation (CPI). Ce CPI est à imprimer et offre la possibilité de circuler, pendant 30 jours, sur le territoire national.
La nouvelle carte grise pour le véhicule de société, quant à elle, est transmise par lettre recommandée avec accusé de réception à l'adresse du siège social.
La société peut également mandater un tiers agréé par le ministère de l'intérieur (garage, loueur de véhicules, agence spécialisée), pour effectuer la démarche à sa place. À ce sujet, il faut savoir que le tiers fixe librement ses tarifs. Mais, en contrepartie de sa rémunération, il va vérifier les documents à transmettre et éviter ainsi les refus de duplicata. De plus, grâce à son intervention, la nouvelle carte grise est, en général, délivrée plus rapidement.
Bon à savoir : une fois la demande de duplicata effectuée, la carte grise du véhicule de société n'est plus valide. Si elle est retrouvée, elle n'aura ainsi plus aucune valeur. Elle doit donc être détruite.
Quels sont les documents nécessaires, pour demander un duplicata de carte grise ?
Vous avez perdu la carte grise de votre véhicule de société ? Vous devrez cocher la case « personne morale » sur le formulaire de déclaration de perte et indiquer les coordonnées de votre entreprise ainsi que son numéro de SIRET.
Pour refaire la carte grise d'un véhicule appartenant à une société, un certain nombre de documents sont nécessaires :
- La déclaration de perte complétée en utilisant le document cerfa 13753*04. Il faut cocher la case personne morale, en haut de la déclaration, et apposer le cachet de la société ainsi que la signature de son responsable.
- L'original de l'extrait KBIS de la société.
- La pièce d'identité du représentant légal de la société.
- Une demande de certificat d'immatriculation d'un véhicule portant la référence cerfa 13750*05. La case "demande de duplicata" doit être cochée.
- Un justificatif de contrôle technique, si le véhicule a plus de 4 ans et est soumis à cette formalité. Et, s'il est nécessaire de faire passer le contrôle technique, une Fiche d'Identification du Véhicule (FIV) sera à présenter au centre de contrôle, à défaut de carte grise. La FIV est disponible sur internet et peut également être communiquée par le professionnel mandaté pour obtenir un duplicata.
Si la mission de demander une nouvelle carte grise "véhicule de société" est confiée à un professionnel de l'automobile, le représentant de l'entreprise doit lui donner mandat pour le faire, à l'aide du document référencé cerfa 13757*03.
En général, ce cerfa est indispensable, pour donner à un tiers la possibilité d'effectuer une démarche auprès du ministère de l'intérieur.
Quel est le prix pour refaire une carte grise perdue ?
Le prix du duplicata de carte grise est payant, au tarif unique de 13.76€.
Cependant, pour les véhicules de société les plus anciens, en cas de changement de numéro d'immatriculation, seul des frais d'acheminement de 2,76 € sont à régler. Ce coût réduit s'explique par la volonté de faire basculer les anciens véhicules dans le nouveau système. Mais, de nouvelles plaques vont devoir être apposées. À titre indicatif et pour une automobile, le prix de ces plaques est, le plus souvent, compris entre 40 et 60 €, pose incluse.
Le montant du duplicata de la carte grise "société" est à régler obligatoirement en ligne, à l'aide d'une carte bancaire. Et, si l'entreprise fait appel à un tiers agrée, le coût de la nouvelle carte grise va être ajouté aux frais pris par ce tiers. Celui-ci, en plus des paiements par CB, accepte bien souvent les paiements par chèque.
Pourquoi faire une déclaration de perte de carte grise ?
Dès que vous constatez ou que l'un de vos employés rapporte la perte des documents administratifs concernant le véhicule, ayez le réflexe de procéder à une déclaration de perte. Dans l'idéal, la déposition doit être effectuée auprès du commissariat du lieu de la perte.
La déclaration de perte de carte grise peut aussi être effectuée au niveau du commissariat du siège social de la société.
La présence du premier responsable de la société n'est pas requise sauf instruction contraire des autorités. En effet, s'il n'est pas directement impliqué dans les circonstances de la perte de la carte grise, sa présence n'est pas obligatoire.
Pourquoi cette urgence ? D'abord, parce qu'il faut faire opposition dans les plus brefs délais à tout usage frauduleux de la carte grise. Ainsi, la responsabilité de votre entreprise ne saurait être engagée si la carte grise était malheureusement utilisée à mauvais escient.
Il est également plus facile pour la police de suivre la trace des documents perdus si la déclaration est faite à temps. Cela peut s'avérer décisif surtout si les documents du véhicule ont été sciemment volés.
Perte de la carte grise : le véhicule peut-il encore circuler ?
Selon la législation en vigueur, une déclaration de perte de carte grise permet de conduire le véhicule sur une période n'excédant pas un mois. Il s'agit d'un document de circulation provisoire en attente de la délivrance d'un duplicata.
Par ailleurs, à l'issue du processus de demande de duplicata de carte grise, un Certificat Provisoire d'Immatriculation est délivré pour le véhicule. Ce document est lui aussi valable un mois. Le délai court à partir de la date de la déclaration de la perte ou du vol de la carte grise. En effet, l'article R. 322 du Code de la route insiste sur ce délai réglementaire accordé pour la régularisation de la situation en cas de perte des papiers du véhicule.
Au-delà de cette période, le véhicule de la société est en infraction et le propriétaire (le chef d'entreprise) risque une contravention assortie d'une amende de classe 4.
Pour rappel, l'amende forfaitaire de classe 4 s'élève à 135 euros et est adressée au siège social de l'entreprise titulaire de la carte grise. Le premier responsable de l'entreprise est légalement le garant du paiement de cette amende.
Qui est habilité à faire la demande de remplacement ?
La demande de remplacement de la carte grise doit être effectuée par une personne physique. Soit c'est le directeur qui s'en charge, car il est le premier responsable de l'entreprise. Il peut aussi confier cette démarche à un prestataire agréé par le Ministère de l'Intérieur et la préfecture. En tant que professionnel habilité au Service d'Immatriculation des Véhicules ou SIV, ce dernier peut entreprendre la demande pour la délivrance d'un duplicata.
En général, il suffit de lui fournir les justificatifs nécessaires accompagnés d'une procuration. Pour cela, vous pouvez télécharger et remplir le formulaire CERFA 13757*03. Le responsable légal de la société doit signer et apposer le cachet de l'entreprise sur ce mandat.
Comment faire pour obtenir un duplicata de la carte grise ?
Si le responsable de l'entreprise décide de procéder à la demande du duplicata, il doit se rendre sur le site de l'ANTS. En effet, depuis 2017, tous les services à l'immatriculation sont entièrement dématérialisés et la demande de duplicata se fait exclusivement en ligne.
Perte ou vol de carte grise : quels sont les justificatifs à fournir ?
À noter que la déclaration de perte auprès de la police n'est pas requise lors de la demande de duplicata d'une carte grise.
À la place, il est nécessaire de compléter le formulaire Cerfa 13753*04. Il s'agit du document à ajouter à la demande pour le renouvellement d'une carte grise perdue. Ce formulaire comporte une case dédiée si le titulaire de la carte égarée est une personne morale. Dans ce cas, le formulaire doit être signé par le premier responsable et comporter le cachet de la société.
Parmi les pièces à fournir figurent :
- un extrait KBIS de la société datant de moins de 6 mois,
- un justificatif d'identité du représentant légal de la société : une copie de la carte nationale d'identité ou un passeport en cours de validité,
- un formulaire Cerfa 13750*50 portant demande de certificat d'immatriculation d'un véhicule. Afin de dissiper toute erreur, il s'avère important de ne pas oublier de préciser qu'il s'agit d'une demande de duplicata.
Pour le justificatif de contrôle technique, comment faire ?
Pour les véhicules de plus de 4 ans, un justificatif de contrôle technique est aussi requis. Si celui-ci a été dérobé ou perdu avec la carte grise, il convient d'imprimer une Fiche d'identification du Véhicule ou FIV. Pour cela, il suffit de se rendre sur le site de l'ANTS et de renseigner l'immatriculation du véhicule.
C'est en présentant ce FIV au centre de Contrôle technique que vous pourrez faire les vérifications du véhicule. Suite à cela, il vous sera délivré un justificatif de contrôle technique et vous serez en mesure de compléter les pièces pour la demande de duplicata de carte grise.
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