Il peut arriver pour une raison ou une autre que vous perdiez la carte grise de votre véhicule de société. Dans ce cas, vous êtes tenu de faire une demande de duplicata, laquelle peut être également initiée en cas de vol ou de certificat d'immatriculation abîmé. Dans tous les cas, la demande de duplicata pour carte grise de véhicule de société suit une procédure bien définie.
Le cas de la carte grise pour véhicule de société
Le véhicule de société, également appelé voiture de fonction, est un engin enregistré au nom d'une personne morale, l'entreprise en l'occurrence, et mis à la disposition de son personnel pour ses déplacements. L'entreprise peut être directement propriétaire du véhicule, comme elle peut l'avoir loué. Il est utilisé par un employé dans le cadre de ses déplacements professionnels, mais également pendant ses congés. Les frais d'entretien, de réparation, et d'immatriculation du véhicule sont entièrement à la charge de l'entreprise.
Mais si vous devez conduire un véhicule de société, assurez-vous qu'il dispose d'un certificat d'immatriculation régulièrement à jour. La réalisation de cette pièce est à la charge de l'entreprise comme cela a déjà été précisé et se fait comme dans le cas des autres véhicules entièrement en ligne via le site de l'ANTS ou par un prestataire habilité par l'État, à la différence que les pièces à fournir en sont distinctes.
Perte, vol ou dégradation de la carte grise de votre véhicule de fonction
En cas de perte, de vol, ou de carte grise de véhicule de société abîmée, vous devez faire une demande de duplicata. En amont de celle-ci, vous devez d'abord signaler la perte de votre carte grise de voiture de service auprès de votre préfecture ou de votre sous-préfecture. À cet effet, un formulaire de déclaration sera mis à votre disposition et vous devez y cocher la case « personne morale ». En plus de cela, vous devez renseigner les coordonnées de votre entreprise, en plus de son numéro SIRET.
Suite à cette étape, vous devez maintenant vous rendre sur la plateforme de l'ANTS, ou sur une plateforme dédiée et habilitée par le Ministère de l'Intérieur à fournir de telles prestations. Selon l'organisation interne de l'entreprise au sein de laquelle vous travaillez, ces démarches de demande de duplicata de la carte grise du véhicule de société peuvent être menées par le service de gestion des véhicules de fonction.
Les pièces pour un duplicata de carte grise d'un véhicule de société
Vous êtes tenu à la fourniture de certaines pièces dans le cadre de votre démarche de demande de duplicata pour une carte grise pour véhicule de société. Il s'agit :
- Du formulaire de demande de duplicata, signé par le responsable de la société ;
- De l'original de l'extrait Kbis de la société ;
- De la déclaration de perte préalablement initiée et validée ;
- De l'attestation de contrôle technique en cours de validité (moins de 6 mois idéalement) si le véhicule a plus de 4 ans ;
- D'un mandat d'immatriculation si l'entreprise confie ces démarches à un professionnel agréé. Il s'agit d'une procuration autorisant ce dernier à mener la demande de duplicata au nom de l'entreprise.
Vous devez faire la demande de duplicata dans les 30 jours après la perte, le vol ou la détérioration de votre carte grise de véhicule de société. Autrement, vous vous exposez à une amende de 4e classe.
Lorsque vous initiez votre demande de duplicata, il vous sera fourni à la fin de la procédure un Certificat Provisoire d'Immatriculation (CPI), qui vous permettra de circuler librement pendant un mois uniquement en France, le temps que votre nouvelle carte grise soit disponible. En plus du CPI, vous recevrez un numéro de dossier et un accusé d'enregistrement de votre demande. Une fois prêt, votre duplicata de carte grise pour véhicule de société sera envoyé sous pli sécurisé à l'adresse du siège social de votre entreprise. Le délai d'aboutissement est fonction du moment où vous avez initié la demande. Cependant, vous pouvez suivre l'évolution du dossier en ligne.
Par ailleurs, il faut dire que si votre véhicule de fonction était immatriculé sous l'ancien système, c'est-à-dire que son immatriculation commençait par des chiffres, à la fin de cette procédure vous obtiendrez une nouvelle immatriculation qui commencera par deux lettres. Cela suppose que vous devrez changer votre plaque en en adoptant une autre avec la nouvelle immatriculation.
Où faire la demande de duplicata pour la carte grise d'un véhicule de société ?
Pour faire votre demande de duplicata, vous avez le choix entre le recours à la plateforme étatique de référence en la matière, et faire appel à un prestataire habilité. Dans le premier cas, il s'agit de l'Agence National des Titres Sécurisés, dont l'utilisation des services nécessite d'abord l'ouverture d'un compte ANTS. Dans le second cas, il est question d'un professionnel agréé par le Ministère de l'Intérieur.
Dans tous les cas, vous ne pouvez plus faire votre demande de duplicata dans une préfecture ou une sous-préfecture. Cette entité ne met désormais à votre disposition que des bornes interactives, si vous n'êtes pas assez initié à l'utilisation d'internet.
Tarif d'un duplicata de carte grise de véhicule de société
S'agissant du coût d'une telle opération, il est différent selon que votre véhicule de fonction soit enregistré dans l'ancien système (FNI) ou dans le nouveau système (SIV).
Ainsi, si votre véhicule de fonction est enregistré dans l'ancien système, vous serez exempté du paiement de la taxe régionale. Vous n'aurez donc qu'à payer la redevance d'acheminement de votre duplicata de carte grise qui est 2,76 euros, et les frais de prestation si vous aviez eu recours à un professionnel habilité.
Si par contre votre véhicule était déjà enregistré dans le nouveau système d'immatriculation, le coût de l'opération sera alors équivalent au prix d'un cheval fiscal, auquel vous aurez à ajouter 6,76 euros (4 euros pour les frais de gestion, et 2,76 euros pour les frais d'acheminement du duplicata de certificat d'immatriculation). Pour ce qui est du prix du cheval fiscal, il est fonction des régions. Il sera donc défini en fonction du tarif applicable selon l'endroit où se trouve votre siège social.
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